9 Praktische tips voor het opstellen van het bestuursformatieplan

/

Het bestuursformatieplan kennen we allemaal wel; het pakwerk aan informatie waar de middelen, verhoudingen en personele bezetting van het komende jaar duidelijk in wordt uitgewerkt. Ontzettend belangrijk natuurlijk: het bestuursformatieplan geeft ons nu eenmaal inzicht in de wijze waarop de personele middelen (zowel op school- als op bestuursniveau) worden verkregen en ingezet.

Bestuur, controlling en P&O zitten regelmatig met de handen in het haar om het ook dit jaar weer goed uitgewerkt te krijgen. Het bestuursformatieplan geeft ons natuurlijk een meer up-to-date inzicht in het meerjarenperspectief en wordt daarnaast ook nog eens gebruikt als uitgangspunt voor het nemen van besluiten. Een ontzettend belangrijk onderdeel dus, een onderdeel waar je zeker geen fouten wilt maken.

Zorgen voor een effectief meerjarenformatiebeleid

Het bestuursformatieplan wordt nog vaak gezien als een verplichting; heb je net je begrotingsplan gemaakt, moet je weer met het bestuursformatieplan aan de slag. Maar zolang beiden gebaseerd zijn op een goed meerjarenbeleid (met meerjarenbegroting), is de basis gelegd voor een verantwoord bestuursformatieplan. De meerjarenbegroting geeft namelijk de financiële situatie van een bestuur weer, op basis hiervan worden doelstellingen en beleid gemaakt voor de bestuursformatie, en het bestuursformatieplan maakt vervolgens de vertaling naar de praktijk.

Maar hoe zorg je nu dat dit bestuursformatieplan tip top in orde is? We geven je graag een aantal handige, praktische tips:

  1. Een goed Managementinformatiesysteem
    Door gebruik te maken van een systeem waar alle beschikbare informatie eenvoudig in teruggevonden kan worden, kun je het nieuwe bestuursformatieplan realistischer opstellen.

  2. Plan-do-check-act
    Plan-do-check-act geldt ook voor het bestuursformatieplan. Blik altijd even terug en kijk welke doelen uit het vorige plan bereikt zijn, welke nieuwe doelen er zijn, welke aannames en onderdelen vervallen of wijzigen en wat dit betekent voor het nieuwe formatieplan. Kijk dus even terug naar het formatiebeleid van vorige jaar, en geef een korte bestuurlijke evaluatie.

  3. Liever goed gejat dan...
    Maak gebruik van wat reeds beschreven is. Denk hierbij aan het strategische beleidsplan, de meerjarenbegroting, het personeelsbeleidsplan en het onderwijskundig plan, maar ook de belangrijke informatie die je in een goed en up-to-date Managementinformatiesysteem terug kan vinden.

  4. Formuleer je doelstellingen SMART
    Werk SMART. Zorg dat al je doelstellingen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn. Goed geformuleerde doelen zorgen voor een goed realiseerbaar en evalueerbaar plan.

  5. Maak concrete relaties
    Onderbouw je keuzes in het personeelsbeleid door een concrete relatie met zaken als het taakbeleid, arbeidstijdenbeleid en werkdrukbeleid uit te werken.

  6. Onderbouw je keuzes
    Leg, naast een verwijzing naar het financieel beleid, ook een concrete relatie met de meerjarenbegroting, de leeftijdsopbouw van het huidige personeelsbestand en de leerlingprognoses. Op deze manier onderbouw je de bepaalde keuzes die in het formatieplan gemaakt worden.

  7. SWOT analyse
    Maak gebruik van een SWOT analyse: een analyse waar de zwakten en bedreigingen, omgezet worden tot sterkten en kansen. Op deze manier worden interne- en externe factoren in kaart gebracht en wordt er direct naar mogelijke oplossingen gekeken. Denk hierbij aan de geboortecijfers binnen het voedingsgebied, grote bouwprojecten, de leeftijdsopbouw van het huidige personeelsbestand en het tekort aan beschikbare leerkrachten.

  8. Gebruik feiten en cijfers
    Feiten en cijfers zorgen voor een begrijpelijk én overtuigend bestuursformatieplan. Maak gebruik van de reeds gepubliceerde kengetallen. DUO publiceert ieder jaar nieuwe kengetallen over onderwijs, leerlingen, personeel en financiën. Let wel: deze informatie loopt altijd minimaal één tot anderhalf jaar achter.

  9. Maak gebruik van landelijke cijfers
    Gebruik zowel informatie uit het eigen systeem als eventueel informatie van Arbodiensten of landelijke cijfers zoals het Vervangingsfonds of het CBS.