“Het is niet alleen een financieel verhaal“
Curio verzorgt onderwijs aan 17.000 mbo-studenten en zo’n 7000 vmbo-leerlingen op 41 locaties in West-Brabant. Naast het reguliere onderwijs is er ook een uitgebreid aanbod groene opleidingen. Ook werken ze samen met Hogeschool Avans in het Associate degrees programma. We spraken Ellen Mateman over hoe onze samenwerking tot stand is gekomen en wat het ze heeft opgeleverd.
Wat eraan vooraf ging…
In de oude situatie knoopten we veel Excel-bestanden aan elkaar. Omdat deze vorm op een gegeven moment traag werd, zijn we overgestapt op het werken vanuit een database. Het inlezen van Excel naar de database kostte ontzettend veel tijd. Bovendien moest je altijd zorgen dat de vorm netjes was, dat geen punt of komma verkeerd stond, anders kon je het niet inlezen. Erg arbeidsintensief dus.
Daarnaast zorgde het ervoor dat je altijd voor verrassingen kwam te staan. Pas bij het optellen zag je dat er iets verkeerd was gegaan, waardoor je dus altijd achter de feiten aanliep.
We wilden graag het planning- en controlproces stroomlijnen en dat je ook real time de cijfers kon vergelijken, zodat je een totaaloverzicht had. Dat is in Excel niet te doen. Dan heb je iets nodig wat hierbij helpt.
Hoe is het nu?
Doordat iedereen nu op dezelfde manier werkt, kun je snel inzicht krijgen. In het oude proces moesten we steeds alles opnieuw inlezen en pas daarna konden we bijsturen. Nu kunnen we dat al tijdens het proces. Dit zorgt er ook voor dat we de knelpunten in het proces hebben blootgelegd.
Door de Raad van Bestuur duidelijk uit te leggen hoe het proces werkt en welke informatie we van tevoren nodig hebben, wordt het voor iedereen duidelijk. Zo kan er sneller worden gekeken naar nieuwe ideeën en hoe we deze kunnen financieren.
Wensen voor de toekomst…
In deze begrotingsronde hebben we aangegeven nog een extra training te willen. We hebben intern nog veel te winnen, maar over het algemeen is het zo gebruiks-vriendelijk dat je direct aan de slag kunt.
“Alles wat wij op centraal niveau slimmer en beter kunnen doen, kunnen we weer steken in zorg, begeleiding en opleiding van onze studenten.”
Waarom moeten mbo’s volgens jou voor Cogix gaan?
We hebben nu ook de mogelijkheid een dashboard op te zetten voor alle directeuren, zodat ze weten wat er speelt binnen hun sector.
Met één druk op de knop heb je de actuele stand van zaken. Hierdoor kun je gedurende het hele proces bijsturen waar nodig.
Je hebt ook een maatschappelijke verantwoordelijkheid. Alles wat wij op centraal niveau slimmer en beter kunnen doen, kunnen we weer steken in zorg, begeleiding en opleiding van onze studenten.
Cogix heeft veel handmatige taken die we in Excel moesten doen geautomatiseerd. Dat scheelt gewoon heel veel tijd. In die tijd kun je weer naar je eigen processen kijken en deze verbeteren.
